Библиотека Машиностроителя
Вторник, 06.12.2016, 03:47

Приветствую Вас Гость | RSS
Главная | Каталог статей | Регистрация | Вход
Меню сайта

Каталог статей
Автомобили, мототехника [263]
Безопасность, экология [23]
Библиотека машиностроителя [328]
Воспитание [2]
Детские товары [9]
Здоровье [18]
Иностранные языки [20]
Интернет [35]
Искусство [11]
История [11]
Компьютеры [19]
Красота [2]
Культура [9]
Литература [60]
Материалы [57]
Машиностроение [34]
Мебель, интерьер [54]
Медицина [6]
Металлообработка [54]
Наука [31]
Недвижимость [16]
Новости [3]
Оборудование [81]
Образование [55]
Общество [9]
Одежда [7]
Отдых [7]
Питание [11]
По хозяйству [13]
Подарки [6]
Полезное [14]
Предприятия [265]
Приборы [12]
Продукция [66]
Производство [14]
Промышленность [135]
Психология [5]
Путеводитель [8]
Путешествия [36]
Работа [11]
Реклама [8]
Ремонт [108]
Садоводство, загородное строительство [82]
Связь [6]
Спорт [1]
Справочники [1]
Строительство [130]
Техника [86]
Технологии [44]
Товары [2]
Транспорт [56]
Услуги [68]
Учеба [4]
Финансы [2]
Школа [6]
Экономика, бизнес [45]
Электрика, электроника [29]
Энергетика [19]
Юмор [1]
Разное [114]

Главная » Статьи » Полезное

Как правильно составить заголовки дел в номенклатуре


Определившись со структурой номенклатуры, следует приступить к оформлению заголовков дел. Данный этап – один из наиболее ответственных, так как, по существу, предопределяет полезность номенклатуры при подготовке организацией отдельной номенклатуры дел.
Заголовок должен иметь краткую и чёткую формулировку, полностью отражать состав и содержание документов, входящих в дело. В заголовок также входят данные о наличии копий документов и информация, доказывающая их подлинность. В том случае, если в сроках хранения уже имеются данные о копийности документов, данная отметка в заголовок не вносится.
Не допускается использование в заголовках дела терминов «Общая переписка», «Материалы», «Разная переписка» и т.п. В некоторых случаях могут быть исключения, например, наличие в архивах исторической справки номенклатуры, наименование которой изменить нельзя. 
Формулировка заголовков дел учитывает специфику документируемых участков и вопросы деятельности организации.
Для этого учитываются следующие признаки документов: авторский, хронологический, номинальный, предметно-вопросный, корреспондентский и географический.
Номинальный признак характеризует вид документов, включённых в дело. На основании отдельных реквизитов документов («наименование организации», «подпись») определяется их автор. При составлении заголовков дел с перепиской указывается название корреспондента, определяемого по реквизиту «Адресат».
Основным признаком, характеризующим содержание дела, является предметно-вопросный. Он обязательно учитывается при составлении заголовка.
Хронологический признак предусматривает систематизацию документов в хронологическом порядке. В дела, как правило, формируются бумаги одного года, кроме дел переходящих.
Географический признак предполагает систематизацию документов нескольких авторов (корреспондентов), объединённых отдельной административно-хозяйственной единицей.
Расположение элементов заголовка следует производить в логической последовательности. В начале заголовка указывается вид дела (журнал, переписка) или виды документов (приказы, акты, отчёты, протоколы и прочее). Затем, следуют указать реквизиты: автор документа, (ответственного лица); наименование корреспондента или адресата; краткое содержание; наименование территории, которая упоминается в содержании документов дела; период документов дела; количество копий бумаг. В некоторых случаях допустимо изменять логическую последовательность расположения элементов заголовка дела.
При составлении заголовка следственных, судебных, личных и других дел, имеющих последовательность делопроизводства в рамках одного конкретного вопроса, допустимо использовать термин «Дело».
При составлении номенклатуры заголовка дел с документами по одному вопросу, не имеющими последовательность делопроизводства, допускается использование термина «Документы» с указанием в скобках их наименования. Например: «Документы о реализации готовой продукции (отчёты, планы, переписка)». Применение термина «Документы» допустимо и в заголовке дела, содержащего документы, приложения к одному документу. Например: «Документы к годовому бухгалтерскому отчёту».
Заголовки дел, содержащие переписку, включают информацию, с кем и по каким вопросам она велась. Например: «Переписка с Главным управлением об участии в презентациях».
На дело, состоящее из нескольких томов, составляется общий заголовок, а при необходимости уточнения содержания заголовка составляется заголовок каждого тома.
При составлении заголовка группы дел можно использовать обобщённый термин. Например: «Подведомственные учреждения», определяющий, что данный вид документов формируется во всех организационных структурах системы и их филиалах. Например: "Документы ревизий вышестоящей организацией (письма, акты, протоколы и др.)".
Когда известно наименование конкретного должностного лица или органа, указываем его. Например: "Приказы управляющего ООО "Рускалий" по основной деятельности".
Один заголовок может предусматривать несколько заголовков в конкретной, к приеру, в примерной  номенклатуре. Заголовки, имеющие одинаковые сроки хранения, могут быть объединены и в индивидуальной номенклатуре дел звучат как один заголовок.
Переходящие дела ежегодно вносятся в индивидуальную номенклатуру дел под одним и тем же индексом до разрешения вопроса и окончания по ним делопроизводства.




Категория: Полезное | Добавил: bkm (06.02.2011)
Просмотров: 4409 | Рейтинг: 1.5/2
Всего комментариев: 0
Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
[ Регистрация | Вход ]
Форма входа

Поиск по сайту

Блог инженера-механика

Статьи

Статистика

Яндекс.Метрика


Онлайн всего: 1
Гостей: 1
Пользователей: 0



"Библиотека Машиностроителя" © 2016
Сайт управляется системой uWeb