Топливные карты, предлагаемые как специализированными сетями АЗС, так и другими многопрофильными компаниями, являются функциональными и удобными бизнес-инструментами, применяющимися для оптимизации расчётов за ГСМ на АЗС внутри региона, страны или за её пределами. Возможность оформления как привычной пластиковой, так и виртуальной электронной карты для оплаты бесконтактного типа на АЗС позволяет водителям перестать носить с собой наличные деньги, что повышает для организации удобство расчётов за приобретение топлива, автоматизацию ряда рутинных процессов и минимизацию риска мошеннических действий со стороны водителей.

Основные функции топливных карт

С использованием топливных карт можно:

• расплатиться на выбранных АЗС за любые виды ГСМ и топлива;

• приобрести на АЗС дополнительные услуги и товары (шиномонтаж, услуги сервиса, мойка, ассортимент магазина при заправке);

• использовать бонусную систему сервиса, выпустившего топливную карту;

• организация может устанавливать определённые индивидуальные или групповые лимиты на заправку и использование дополнительных услуг водителями.

На территории РФ есть много федеральных и региональных операторов, предоставляющих моно- или мультибрендовые топливные карты, действующие как в рамках отдельного региона, так и по всей территории страны. Обычно при выдаче топливной карты определённого бренда водитель получает доступ к личному кабинету на сайте или мобильному приложению, чтобы управлять функциями карты и повышать удобство её использования. Основная полезная функция топливной карты для организации — крайне действенный способ, который позволяет значительно понизить расходы компании на топливо и начать их контролировать.

Выглядит пластиковая карта практически так же, как привычные уже банковские карты — в ней имеется встроенный программируемый электронный чип, магнитная полоса для считывания или штрихкод. На таких картах также указываются номер, иногда ФИО владельца и его фото, а также срок использования.

Как топливные карты работают?

Принцип действия ТК — проведение расчётов за топливо и смежные товары (услуги) на АЗС региона или страны без использования наличных денег. Индивидуальные лимиты по карте устанавливаются руководителем организации, в которой водитель работает.

Для получения необходимого компании количества топливных карт с выдающей их компанией организация заключает официальный договор. На любой автозаправочной станции, на которой можно использовать карту, водитель может заправиться самостоятельно на терминале или с помощью оператора (кассира). Заправляться можно в пределах индивидуально выставленного лимита. После приобретения топлива в ЛК в приложении или веб-версии в браузере можно увидеть транзакцию с указанием вида приобретённого топлива, его цены и объёма, времени заправки и места расположения заправки, где было куплено топливо.

Польза для организации ещё в том, что после транзакции автоматически формируется первичная бухгалтерская документация для отчётности.

Основные виды современных топливных карт

• мультибренд. Позволяют пользоваться услугами различных сетевых и региональных АЗС — оптимальный вариант для межрегиональных поездок и дальнобойщиков;

• монобренд. К таким картам относятся АЗС одной конкретной сети, к примеру, «Газпром» или «Лукойл». К положительным моментам относится, как правило, возможность полноценного использования водителем бонусных программ и акцией от АЗС.

Преимущества применения в работе транспортной компании топливных карт

• значительная экономия средств компании за счёт оформления налогового вычета и возврата НДС — экономия средств может достигать до 28 % в совокупности;

• удобство контроля и учёта расходов на различные направления работы;

• не требующая дополнительной подготовки налоговая и первичная бухгалтерская отчётность за любой необходимый период;

• ряд дополнительных сервисов — от персонального менеджера до системы ЭДО и личного кабинета с возможностью отслеживания транзакций и установки лимитов;

• полностью безопасное использование. Если карта утеряна или украдена, то она легко блокируется прямо в приложении, а без пин-кода использовать её не получится.

Особенности выбора топливной карты для водителей организации

Секретов тут особо нет, но есть несколько важных нюансов. Что нужно сделать:

• важно определиться с количеством и протяжённостью маршрутов;

• определиться с наличием и типом АЗС по маршруту, а также с тем, как часто их можно встретить. Предварительно стоит проверить уровень цен на АЗС, наличием скидок и бонусов;

• оценить прозрачность и особенности политики ценообразования на выбранных сетях АЗС;

• узнать стоимость обслуживания топливной карты для водителя за месяц или год, проверить отсутствие или наличие скрытых комиссий;

• узнать про особенности конкретной топливной карты — к примеру, важно понимать, что ещё ей можно оплачивать: только ГСМ или иные товары на АЗС;

• узнать стоимость доставки и выпуска нужного вашей компании количества топливных карт;

• уточнить перечень необходимых для отчётности или автоматически формируемых документов бухучёта, а также вид и время их предоставления;

• наличие саппорта и персонального менеджера для оперативного решения вопросов, которые неизбежно возникнут при работе.

У всех видов топливных карт имеются преимущества и недостатки, важно при подборе конкретного варианта обратить своё внимание на бонусы и дополнительные возможности.